Kā Uzrakstīt Vēstuli Jebkuram Gadījumam

2024 Autors: Francis Oldridge | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-16 20:41

Ir pagājuši laiki, kad vēstuļu rakstīšana bija vēlamais saziņas līdzeklis starp biznesa biedriem, ģimeni, draugiem un mīļotājiem, kuriem bija zvaigzne. Gliemežu pasts lielā mērā var būt pagātne, taču apskatiet savu mūsdienu dzīvesveidu un redzēsiet, ka rakstītā vārda māksla nebūt nav mirusi. Izredzes ir, ka jūs pavadāt lielu daļu gan personiskās, gan profesionālās dzīves, sazinoties ar vitext vai e-pastu, un joprojām pastāv scenāriji, kas prasa vecmodīgu formatētu vēstuli (pat ja jūs, visticamāk, sūtīsit to visā tīmeklī, nekā jūs esat uzsist tam zīmogu). Saziņa ir ļoti svarīga katrai mijiedarbībai, un zināšanas par to, kā rakstiskajā sarakstē noskaņot pareizo toni, ir būtiska prasme neatkarīgi no tā, vai rakstāt mīlas vēstuli vai atkāpšanās vēstuli. Lai palīdzētu jums iet uz pareizā ceļa, mēs esam izveidojuši šo rokasgrāmatu par to, kā rakstīt vēstuli jebkurai situācijai.

Definējiet savu mērķi un auditoriju

Pirms pildspalvveida pilnšļirces var likt uz papīra vai drīzāk pirkstu galiem uz tastatūras, veltiet laiku, lai padomātu, ko tieši jūs vēlaties paveikt ar savu vēstuli. Jūs nerunātu ar priekšnieku tāpat kā ar citu nozīmīgāko, tāpēc arī jums nevajadzētu rakstīt viņiem tāpat. Pirms sākat rakstīt, apkopojiet savas domas, uzdodot sev dažus vienkāršus jautājumus:

Kam es rakstu?

Vai jūs pazīstat personu, kurai rakstāt, vai šī būs jūsu pirmā saziņa ar viņu? Veids, kā mēs sazināmies savā starpā, dabiski mainās, jo pazīstamāki mēs esam, tāpēc pirms darba uzsākšanas noteikti novērtējiet savas attiecības ar personu, kurai rakstāt. Tas palīdzēs izvairīties no situācijas šķiet pārāk ikdienišķa vai pārāk sašaurināta.

Ko es cenšos paveikt?

Vai sekojat darba intervijai vai rakstāt svētku vēstuli savai ģimenei? Tāpat kā jūsu attiecībām ar vēstules saņēmēju ir svarīga nozīme, ir konteksts, kurā to rakstāt. Jums vienmēr jābūt pārliecinātam, ka profesionālā saziņa ir tieši tā - profesionāla - pat ja jums ir draudzība ar kolēģi vai biznesa partneri, kuram rakstāt. Padomājiet par profesionālo komunikāciju kā daļu no sava profesionālā profila. Jūs nevēlaties slinku, rupju vai pārāk ikdienišķu e-pastu savam draugam grāmatvedības nodaļā savā LinkedIn profilā, tāpēc jums nevajadzētu to vēlēties arī iesūtnē. Arī taisnība ir taisnība; ja jūs rakstāt pateicības vēstuli savai mīļotajai mazajai gam-gam, pēdējā lieta, ko vēlaties darīt, ir izklausīties tā, it kā jūs vadītu biznesa tikšanos. Paturiet prātā savu mērķi, sastādot vēstuli un ieliekot sevi saņēmēja apavos.

Vai man ir visa nepieciešamā informācija, lai sazinātos?

Tas ir īpaši svarīgi biznesa komunikācijā. Lielākā daļa no mums ir saņēmuši ilgu e-pasta ziņojumu virkni, jo sūtītājam nebija visu faktu kārtībā, pirms tie noklikšķināja uz sūtīšanas. Neesiet tas puisis, kurš sūta piecus e-pastus, kad viens to darītu. Šāda veida neorganizēta, apziņas plūsmas e-pasta etiķete labākajā gadījumā ir kairinoša, sliktākajā gadījumā - pilnīgi mulsinoša un neprofesionāla. Ja jums ir daudz svarīgas informācijas, ar ko iepazīties rakstveidā, pierakstiet ātro sarakstu ar visu aizzīmēm ar visu, kas jums jāpārsūta, lai pirms sūtīšanas pārliecinātos, ka esat visu apskatījis.

Atrodiet laiku formatēšanai

Formatēšana ir kritiska oficiālajā saziņā, gan lai sniegtu sevi profesionāli, gan arī loģiski nodotu informāciju. Mēs mēdzam strādāt ātrāk, sazinoties ar uzņēmumiem, organizācijām vai kolēģiem, jo šī saziņa notiek ierobežotās stundās. Tāpēc ir svarīgi, lai jūs ātri un skaidri saprastu savu viedokli - to ir daudz vieglāk izdarīt ar formatēšanu.

Kā rakstīt profesionālu vēstuli

Pavadvēstule; Atkāpšanās vēstule; Uzziņu vēstule; Ieteikuma vēstule, interese vai nodoms utt

Jūs, iespējams, esat iepazinies ar oficiālo oficiālo vēstules izkārtojumu, pat ja pats to neesat rakstījis. Lielākā daļa uzņēmumu un organizāciju izmanto šo formātu, jo tas ir viegli atpazīstams un skenējams. Oficiālās vēstuļu veidnes ir plaši pieejamas un ir iekļautas lielākajā daļā teksta apstrādes programmu. Varat arī izvēlēties izveidot savu no nulles vai pielāgot burtu veidni atkārtotai lietošanai. Šeit ir dažas galvenās lietas, kas jāpatur prātā, rakstot un formatējot oficiālu vēstuli:

1. Izmantojiet nosaukumus. Ja sūtāt iekšēju e-pastu kolēģim vai komandas loceklim, visticamāk, uzrunājot viņu pēc vārda, ir labi, taču, sazinoties ar uzņēmumu, organizāciju vai profesionālu kontaktu ārpus uzņēmuma vai augstāk esošā uzņēmumā, jums nekad nevajadzētu uzrunāt viņus tikai pēc viņu vārda.

2. Novērsties no neoficiāliem apsveikumiem. Sāciet savu vēstuli ar “Dārgais…” (nelietojiet “Hi”, “Hello” vai kādu citu līdzīgu sveicienu) un adresējiet adresātu pēc nosaukuma un vai nu vārda, vai uzvārda (piemēram: “Dear Mr. Džons Smits”vai„ Cienījamais doktors Džonsons”). Ja jums vēl nav kontaktpersonas organizācijā, kurai rakstāt, apmeklējiet vietni, lai uzzinātu, vai varat atrast attiecīgās personas vārdu un uzvārdu. Ja nevarat atrast personas vārdu, adresējiet to attiecīgajai nodaļai vai grupai (t.i., “Dear The Manual Staff” vai “Dear Editorial Team”). Ja jūs absolūti nevarat noteikt īsto personu vai nodaļu, uz kuru vērsties, varat izmantot sadaļu “Kam tas var radīt bažas”, taču ņemiet vērā, ka tas, iespējams, nozīmē, ka jūsu vēstule pēc tās atnākšanas būs jānodala pareizajiem cilvēkiem, kas varētu novēloti reaģēt.

3. Iekļaujiet datumu. Ja jūsu vēstule būs e-pasta pamattekstā, jūsu e-pasta klients apzīmogos to ar datumu un laiku, bet, ja jūs sūtīsit savu vēstuli kā pielikumu vai pa pastu, augšdaļā norādītais datums jums abiem palīdzēs un saņēmējs seko īstajam brīdim, lai veiktu turpmākus pasākumus.

4. Atvieglojiet ar jums sazināties. Noteikti norādiet savu vārdu (pirmo un pēdējo, ieskaitot vēlamo nosaukumu) un savu kontaktinformāciju. Ja sūtāt fizisku vēstuli vai formatētas vēstules digitālu kopiju, augšpusē norādiet savu adresi un tālruņa numuru, lai saņēmējam tā būtu uzreiz pieejama. Sūtot e-pastus, jūs domājat, ka jūsu e-pasta adrese laukā “No” ir pietiekama, bet patiesība ir tāda, ka jūs nezināt, kā adresāts varētu vēlēties sazināties ar jums. Izveidojiet profesionālu e-pasta parakstu, kas ietver jūsu tālruņa numuru, adresi un visus atbilstošos sociālo tīklu profilus, kur jums patīk sazināties.

5. Izmantojiet oficiālu valodu. Papildus acīmredzamam skaidrības vai pārāk gadījuma valodas izlaidumam tas nozīmē arī kontrakciju nelietošanu (t.i., "Es nebūšu šī ceturkšņa sanāksmē", nevis "Es tur nebūšu").

6. Neapglabājiet ledi. Profesionālai saziņai nepieciešama efektivitāte, tāpēc pārliecinieties, ka pēc iespējas ātrāk nonākat pie savas vēstules galvenā punkta. Labāk, ja jūsu vēstule ir kodolīga puse lappuses, nekā mēģināt izstiept to līdz pilnai lapai ar aizpildītāju.

7. Korektūra, pēc tam vēlreiz korektūra. Tādās programmās kā Microsoft Word ir iebūvēti pareizrakstības un gramatikas pārbaudītāji, un tiem vienmēr jābūt pirmajai pārbaudei korektūrā. Bieži vien viņi pat piedāvās ieteikumus, kā padarīt jūsu vēstuli kodolīgāku un tiešāku, kas ir milzīga palīdzība, rakstot oficiālu vēstuli. Ir arī tiešsaistes rīki, piemēram, Grammarly, kas var jums palīdzēt sākotnējā korektūrā. Tomēr neapstājieties vienā reizē, izmantojot pareizrakstības pārbaudi; Jums arī pašam vajadzētu pilnībā izlasīt savu vēstuli, lai pārbaudītu kļūdas. Pro padoms: izlasiet savu vēstuli skaļi sev vai lasiet to atpakaļ (no pēdējā vārda līdz pirmajam), lai palīdzētu jums pieļaut kļūdas vai dīvainas frāzes. Ja tas ir kaut kas ļoti svarīgs, pievērsiet tam arī otro acu skatienu.

8. Esiet laipns, bet profesionāls. Jūs noteikti nevēlaties nosūtīt vēstuli klientam ar sirsnīgu tekstu "Love ya!" bet tas nenozīmē, ka jums jābūt aukstam un sterilam. Noslēdziet savu vēstuli ar tuvākiem vārdiem (vārdos nerd aprindās pazīstams kā valediction), piemēram, “laipni sveicieni”, “paldies par jūsu laiku”, “ar cieņu jūsu” vai “vislabākie novēlējumi”, lai vēstulei pievienotu siltumu, nepārkāpjot nevienu līniju.

9. Ierakstiet to. Mūsdienu pasaulē tam nav iespējams izvairīties: ja jūs pats rakstāt oficiālu biznesa vēstuli, jūs izskatīsities neprofesionāls. Ir arī patīkami piespiest izdrukāt aploksni, nevis ar roku to adresēt.

10. Pretoties vēlmei kļūt radošam. Nemēģiniet savākt vēstuli ar jocīgām krāsām vai izdomātiem fontiem. Mēs priecājamies, ka jūs jūtaties māksliniecisks, taču profesionālā sarakste parasti nav īstais laiks vai vieta. Ievērojiet standartus, piemēram, Times New Roman un vienkāršos vecos melnbaltos.

Kā rakstīt personīgo vēstuli

Mīlestības vēstule, Pateicības vēstule, Atvainošanās vēstule utt

Personīgās vēstules ir vietas, kur jūs varat nedaudz izstiept savus spārnus un iegūt šīs radošās sulas. Kaut arī īpašie pieskārieni, visticamāk, tiks novērtēti personīgās vēstulēs, jums joprojām jāpatur prātā dažas vadlīnijas.

1. Neesi pārāk īss. Pirms nonākat pie sava ziņojuma būtības, jūs nevēlaties bezgalīgi muldēt trīs lappuses, taču ir patīkami iekļaut gadījuma rakstura sarunu personīgā vēstulē, lai parādītu adresātam, ka esat lietojis kādu ārkārtēju laiku, lai sazinātos ar viņiem. Ja laikā neesat runājis ar saņēmēju, aizpildiet viņu savā dzīvē un pajautājiet par viņu. Ja pateicat viņiem par kaut ko, izmantojiet dažus ekstrēmus, lai paskaidrotu, ko tas jums nozīmēja. Atkarībā no konteksta var būt pat patīkami pieskarties vēstulē humoram.

2. Izmantojiet gadījuma rakstura apsveikumu. Tāpat kā ir dīvaini sākt vēstuli savam priekšniekam ar “Yo Ted”, tikpat dīvaini ir sākt vēstuli savai mammai ar “Dear Mrs Carol Jackson”. Pilnīgi pareizi ir uzrunāt personiskās vēstules saņēmēju pēc vārda - vai pat segvārda, ja esat īpaši tuvs - un sākt ar neformālāku apsveikumu, piemēram, “Sveiki”, vietā “Dārgais”, kas jāizmanto profesionālajā saziņā.

3. Apņemiet radošumu, nezaudējot lasāmību. Tie bailīgie fonti un skaļās krāsu paletes, kuras nevarējāt izmantot savā pēdējā biznesa vēstulē, var atrast mājas jūsu personīgajās vēstulēs. Lai gan jūs nevēlaties iet tik tālu, lai pārvērstu savu vēstuli par kādu noslēpumainu mikroskopisku skriptu un acis sasprindzinošu krāsu sajaukumu, ir pilnīgi labi nokratīt savu taisno mežģīņu profesionālo personu un izklaidēties. Ja jūs sūtāt vēstuli ar sīktēlu, tā rakstīšana vecmodīgā veidā ir patīkama, ja vien tehnoloģiju izplatība nav ļāvusi jūsu rokrakstam sabojāt vistas skrāpējumus.

Laikā, kad šķiet, ka ikviens labprātāk sūtīs trīs vārdu tekstu, nevis jebkuru paplašinātu saziņu, vēstules sastādīšana var justies biedējoša vai pat iebiedējoša. Bet, ja jūs ievērosiet šīs vadlīnijas, jūsu vēstules rakstīšana būs piemērota jebkurai situācijai.